De Gemeente in de cloud

Gemeenten staan onder druk; er moet bezuinigd worden. Tegelijkertijd strijden projecten als Antwoord©, zaakgericht werken, midoffice, basisregistraties en andere NUP-projecten om voorrang. Dus moet er ook geïnvesteerd worden, met name in ICT systemen. Samenwerken met grotere gemeenten in Shared Service Centra staat op de agenda. Een alternatief is alle ICT bij een commerciële partij onder te brengen in de cloud (ASP/SaaS).

Een gemeente heeft front-, mid- en backofficesystemen, naast de reguliere kantoorautomatisering. De integratie (koppelingen) tussen al die systemen onderling en met landelijke voorzieningen wordt steeds belangrijker. Sommige gemeenten gaan zelfs zover dat ze een compleet backoffice incl. basisregistraties en datadistributie bij één leverancier willen betrekken. Dit om de onderlinge integratieproblemen te beperken. Welke complete backoffice suites zijn er en wat kosten die?

Een volgende stap is om ook front- en midofficesystemen, zoals klantcontactsysteem (KCS), zaaksysteem en web- en documentbeheer (CMS en DMS/RMA) te integreren. De vraag die dan opkomt is: wat doen we in het zaaksysteem en wat in een backofficesysteem? Welke zaaktypen kunnen we goedkoper in het zaaksysteem uitvoeren, dus zonder backoffice? Wat is de rol van het DMS bij zaak- en backofficesystemen?

Naast bezuinigen met ICT kijken we op dit seminar ook naar bezuinigingen op ICT bij gemeenten. Waar kunnen we bezuinigen op infrastructuur (servers etc.), applicaties (front-, mid- en backoffice), etc? Wat mag het technisch en applicatiebeheer maximaal kosten? Kan ik ons rekencentrum volledig de deur uit doen naar de cloud (ASP/SaaS)? Hoe krijg ik dan de aandacht van automatisering (A) naar Informatisering (I)? En hoe organiseer ik dat allemaal?

Op dit seminar kijken we naar de gehele gemeentelijke ICT architectuur, incl. techniek, informatie en organisatie. Enkele vragen die daarbij beantwoord worden, zijn:

• Wat kost ICT bij een grote of kleine gemeente (TCO: hardware, software en mensware)?
• Wat is de actuele stand van zaken rond klantcontact, zaakgericht werken en midoffice?
• Is er een integrale ‘backoffice suite’ incl. basisregistraties/datadistributie en wat kost dat?
• Hoe koppel ik front-/midoffice aan backoffices, basisregistraties en landelijke voorzieningen?
• Waar moet ik op letten bij het aanbesteden van hardware, applicaties en hosting?
• Kunnen we echt bezuinigen door front-, mid- en backoffices in de cloud (ASP/SaaS) te zetten?

Het onderzoek

Wouter Keller (Vrije Universiteit en M&I/Argitek) heeft de markt voor front-, mid- en backofficesystemen onderzocht. Daarbij speelt de cloud een belangrijke rol.

Er zijn maar liefst 3 enquêtes gehouden onder meer dan honderd leveranciers. Op dit seminar worden o.a. de 15 beste zaaksystemen besproken aan de hand van vele criteria. Dit als update van ons vorige onderzoek uit 2009. Ook de belangrijkste backofficesystemen en hun leveranciers zijn geinventariseerd. Ten slotte wordt inzicht gegeven in de kosten van externe hosting (cloud) voor de gehele gemeentelijke infrastructuur.

De volgende leveranciers (en hun systemen) worden besproken:

Zaaksysteem/KCS (midoffice suite):
BCT, Brein, Centric, Circle, COSA, Decos, Differs, Exxellence, Inter Access, Logica (GovUnited), EZRA (zaaksysteem.nl), Mozard, Océ DossierFlow, PerfectView

Backoffice en andere systemen:
Berkeley Bridge, Centric, GouwIT, Grontmij, Horlings & Eerbeek, Inforing, Iv-Software, Obec, Open-T, Planconsult, PinkRoccade, Procura, Roxit, Seneca, SIM, Software AG, Sourcesense, Synaxion Urbidata, Vicrea

ASP/SaaS leveranciers (cloud):
Atos Origin, Centric, Diago, Divider / Oracle, Google, Inter Access, Microsoft, PinkRoccade, Unisys

Daarnaast treft u op de informatiemarkt een aantal leveranciers van zaaksystemen, backofficesystemen, hosting diensten, etc. U krijgt inzicht in de complete gemeentelijke ICT architectuur.

De criteria

Op dit seminar worden uw vragen beantwoord. Wouter Keller zet de organisatorische, functionele en technische aspecten van alle onderzochte systemen uiteen, zoals:

• Zaakgericht werken en ZTC: dossiers wat is zero-coding?
• Multi-channel: KCS-intake, postintake en webintake
• Klantcontact (KCS/Antwoord), portaal, zoeken en kennisbank
• DMS/RMA: wel of niet geïntegreerd in het zaaksysteem?
• Welke backoffice suite (incl. basisregistraties/datadistributie)?
• Wat kan moet in backoffice of kan in zaaksysteem?
• De kosten van mid- en backoffice suite incl. hosting (ASP/SaaS)

U ontvangt alle inventarisaties en evaluaties van de genoemde oplossingen die u op weg kunnen helpen bij uw eigen programma van eisen voor een aanbesteding. Een uniek overzicht waar u direct mee aan de slag kunt.

Brochure Keller Seminar 1 december 2011